Gửi hàng đi Mỹ là nhu cầu phổ biến của cá nhân và doanh nghiệp tại Việt Nam, từ quà tặng, hàng thời trang đến hồ sơ, linh kiện. Khi lựa chọn dịch vụ, bạn cần quan tâm đến tuyến vận chuyển, loại hàng hóa, yêu cầu đóng gói và chính sách khai báo hải quan. Bài viết sau giúp bạn nắm nhanh quy trình, ước tính chi phí, thời gian dự kiến và những lưu ý quan trọng để gửi hàng đi Mỹ an toàn, đúng luật, tối ưu ngân sách.
Gửi hàng đi Mỹ: Những điều cần biết
Các chặng vận chuyển phổ biến
Hành trình thường gồm: nhận hàng – gom – thông quan xuất – vận chuyển quốc tế – thông quan nhập – giao chặng cuối (last mile). Mỗi chặng có tiêu chuẩn kiểm tra riêng, vì vậy bạn nên chuẩn bị giấy tờ và đóng gói đúng quy định ngay từ đầu. Với các đơn lẻ, nhà vận chuyển sẽ gom hàng để tối ưu chi phí và thời gian.
Loại hình dịch vụ
Có ba nhóm chính: chuyển phát nhanh (express), tiết kiệm (economy) và vận chuyển đường biển cho lô cồng kềnh. Express phù hợp tài liệu hoặc hàng giá trị cần giao nhanh; economy cân bằng thời gian – chi phí; đường biển hợp lô nặng, kích thước lớn với thời gian dài hơn nhưng giá/khối lượng tốt.
Các yếu tố tác động chi phí
Giá phụ thuộc trọng lượng thực (kg), trọng lượng quy đổi (dựa theo kích thước), điểm giao nhận, phụ phí nhiên liệu, mùa cao điểm và yêu cầu bảo hiểm. Để gửi hàng đi Mỹ tối ưu, hãy đo – cân chính xác, xin báo giá theo cả trọng lượng thực và quy đổi, đồng thời hỏi rõ phụ phí.
Quy định hàng hóa & đóng gói
Hàng được phép và hạn chế
Hàng thông thường gồm quần áo, phụ kiện, mỹ phẩm không chứa cồn cao, đồ lưu niệm, linh kiện điện tử đã tắt pin. Hạn chế/không nhận: chất lỏng dễ cháy, pin rời số lượng lớn, thực phẩm tươi sống, vũ khí, hàng giả, thuốc lá, rượu mạnh, dược phẩm kê đơn. Trước khi gửi hàng đi Mỹ, bạn nên cung cấp danh mục để đơn vị vận chuyển kiểm tra tính phù hợp.
Tiêu chuẩn đóng gói
Sử dụng thùng carton 5 lớp, chèn xốp/bọt khí, bọc kín từng sản phẩm, bịt kín các cạnh bằng băng keo chữ H. Hàng dễ vỡ cần ghi chú “FRAGILE” và có lớp đệm tối thiểu 5 cm mọi phía. Với hàng điện tử, nên giữ hộp hãng và chống tĩnh điện. Đóng gói chuẩn giúp giảm rủi ro và tránh phụ phí xử lý.
Nhãn và chứng từ ngoài thùng
Ghi rõ tên – số điện thoại người gửi/nhận, mã bưu chính ZIP (5 hoặc 9 số), mã đơn, trọng lượng, và dán hóa đơn thương mại (nếu có). Việc thể hiện rõ ràng giúp quy trình thông quan và giao chặng cuối diễn ra trơn tru.
Thủ tục hải quan & chứng từ
Hóa đơn thương mại và packing list
Với hàng thương mại, cần hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thể hiện người bán, người mua, mô tả hàng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng. Packing list nêu số kiện, kích thước, trọng lượng, cách đóng gói. Hàng quà tặng cá nhân giá trị thấp có thể khai đơn giản hơn nhưng vẫn cần mô tả minh bạch.
Mã HS và khai trị giá
Việc phân loại mã HS giúp xác định thuế/phí tại Mỹ. Hãy mô tả hàng rõ ràng, tránh dùng từ chung chung như “stuff” hoặc “sample” không kèm chi tiết. Khai trị giá sát thực tế; trị giá quá thấp có thể bị yêu cầu chứng minh, làm chậm thông quan.
Thuế, phí và thông quan tại Mỹ
Tùy chủng loại và trị giá, hàng có thể chịu thuế nhập khẩu, thuế bán hàng địa phương hoặc phí xử lý. Người nhận thường là bên nộp. Để gửi hàng đi Mỹ suôn sẻ, thống nhất trước với người nhận về trách nhiệm thanh toán thuế/phí (DDU/DDP) để tránh bị lưu kho.
Thời gian vận chuyển & theo dõi
Thời gian tham khảo theo dịch vụ
Express thường 3–6 ngày làm việc cho tuyến chính; economy 6–10 ngày; đường biển vài tuần đến hơn một tháng tùy cảng. Mùa cao điểm (Lễ, Tết, Black Friday, Giáng Sinh) có thể kéo dài thêm. Hãy đặt sớm nếu có deadline cố định.
Tracking và cảnh báo trạng thái
Mỗi kiện hàng có mã theo dõi hiển thị mốc: picked up – departed – arrived hub – customs – out for delivery – delivered. Nếu trạng thái “Clearance delay”, hãy liên hệ để bổ sung chứng từ. Khi “Address issue”, kiểm tra lại ZIP code, số nhà, tên người nhận.
Bảo hiểm hàng hóa
Đơn bảo hiểm tính theo % giá trị khai báo. Với hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao, bảo hiểm là cần thiết để an tâm và đáp ứng yêu cầu của bên mua/người nhận.
Cách tối ưu chi phí khi gửi đi Mỹ
Tối ưu kích thước – trọng lượng quy đổi
Cắt bớt khoảng trống, dùng hộp vừa vặn để giảm trọng lượng quy đổi. Với nhiều kiện nhỏ, xem xét gom kiện nếu tổng chi phí theo bậc kg rẻ hơn. Đo – cân tại nhà trước khi yêu cầu lấy hàng để chủ động phương án.
Chọn gói dịch vụ phù hợp
Với tài liệu khẩn, ưu tiên express; với hàng thời trang, phụ kiện ít gấp, economy thường hiệu quả. Lô cồng kềnh nên cân nhắc đường biển hoặc dịch vụ kết hợp: bay quốc tế + giao chặng cuối nội địa.
So sánh báo giá minh bạch
Yêu cầu báo giá thể hiện: cước chính, phụ phí nhiên liệu, phụ phí vùng xa (nếu có), phụ phí hàng nguy hiểm (nếu áp), phí lấy hàng tận nơi. So sánh tổng chi phí thay vì chỉ nhìn đơn giá/kg.
Những lỗi thường gặp và cách tránh
Khai báo mơ hồ
Mô tả không rõ (ví dụ “electronics”) dễ bị hỏi thêm, kéo dài thông quan. Hãy ghi “earbuds không pin rời, phụ kiện điện tử, chất liệu nhựa/kim loại, không chứa pin lithium rời”.
Đóng gói sơ sài
Thùng mỏng, không chèn đệm khiến hàng móp méo. Đầu tư vật liệu đóng gói đúng chuẩn giúp giảm rủi ro và tiết kiệm chi phí hoàn – đổi.
Địa chỉ thiếu ZIP code hoặc số căn hộ
Tại Mỹ, ZIP code và số căn hộ/suite là yếu tố then chốt để định tuyến chính xác. Trước khi gửi hàng đi Mỹ, xác nhận lại với người nhận để tránh lưu kho hoặc trả hàng.
Quy trình 5 bước đề xuất
1) Tư vấn & kiểm tra hàng
Tra cứu danh mục hàng cấm/hạn chế, xác định dịch vụ phù hợp và dự toán chi phí – thời gian.
2) Đo – cân & đóng gói chuẩn
Chuẩn bị thùng 5 lớp, bọc đệm, niêm phong chắc, dán nhãn đầy đủ hai mặt.
3) Lập chứng từ
Tạo hóa đơn thương mại/packing list (nếu cần), ghi mô tả, trị giá, mã HS dự kiến và người chịu thuế.
4) Gửi – theo dõi
Bàn giao, nhận tracking, theo dõi mốc thông quan. Bổ sung chứng từ ngay khi có yêu cầu.
5) Giao & lưu hồ sơ
Xác nhận người nhận đã nhận hàng, lưu lại chứng từ, đối chiếu cước – phụ phí cho các lô tiếp theo cùng hungthinhland
Trên đây là hướng dẫn nền tảng để bạn gửi hàng đi Mỹ an toàn, đúng chuẩn và tối ưu ngân sách. Khi có danh mục hàng cụ thể, kích thước – trọng lượng và địa chỉ chi tiết, bạn có thể yêu cầu báo giá chính xác hơn và chọn dịch vụ phù hợp với thời hạn giao mong muốn.
